Eines i polítiques de preservació del correu electrònic
La preservació del correu electrònic consisteix en un conjunt d'accions destinades a la selecció, accés i reutilització del correu electrònic. La necessitat de preservació és resultat de la consciència creixent de la importància del correu electrònic com a mitjà de comunicació i com a suport de l'activitat professional, així com dels problemes derivats de les limitacions d'espai dels servidors i de les dificultats d'accés a una gran quantitat de missatges, sovint poc formalitzats i, per tant, difícils de recuperar. DefinicióLa preservació del correu electrònic consisteix en un conjunt d'accions destinades a la selecció, emmagatzematge, accés i reutilització del correu electrònic enviat i rebut per una persona o una organització, pública o privada, en el desenvolupament de la seva activitat. En la definició s'inclouen els adjunts (en qualsevol format) i les aplicacions annexes (calendaris, agenda, xat) que ofereixen algunes aplicacions de correu. La preservació del correu electrònic s'ha de considerar des de tres vessants:
Objectius de la preservació del correu electrònic
LegislacióEl desenvolupament de l'administració electrònica ha consolidat les comunicacions electròniques com a canal de relació i de tramitació entre l'Administració pública i els ciutadans. El correu electrònic té un paper destacat entre aquestes comunicacions per gestionar tràmits (per exemple, sol·licitud de certificats, visites mèdiques) i enviar / rebre acusaments de recepció. Aquesta situació ha generat una legislació sobre els requisits que han de complir les comunicacions electròniques per constituir-se en mitjans vàlids de relació i tramitació. Legislació espanyolaLegislació estatal de caràcter general:
Legislació autonòmica de caràcter general:
A l'Estat espanyol no hi ha legislació específica sobre correu electrònic, però sí l'obligació d'adequar-se al compliment de les legislacions anteriors sobre mitjans electrònics.[1] Així mateix, les polítiques de preservació del correu electrònic es veuen afectades per la legislació sobre les qüestions següents:
Algunes activitats empresarials utilitzen el correu com a canal de relació amb el client i exigeixen confidencialitat en les transaccions i protecció de les dades personals del client, incloses la legislació sobre comerç electrònic. Normativa pública internacionalA nivell internacional existeix més tradició en normativa sobre bones pràctiques en la gestió del correu electrònic. Institucions com els Arxius Nacionals del Regne Unit i l'Arxiu nacional i administració de documents dels Estats Units d'Amèrica (NARA) han elaborat manuals per gestionar el correu electrònic. Aquestes guies d'actuació es basen generalment en les normes ISO, que proporcionen un marc de regulació internacional. En concret, les dues parts de la norma ISO 15489 tenen com a objectiu la integració de tots els documents, siguin de format tradicional o electrònic, en un únic sistema de gestió centralitzat. A nivell europeu s'afegeix l'especificació MoReq, basada en l'anterior. Altres normativesLes organitzacions privades elaboren protocols propis amb què regulen l'ús del correu electrònic en la gestió diària de la seva activitat. En aquest cas, els criteris de productivitat i relació cost / risc / benefici dominen sobre els documentals i arxivístics estrictes. Això no implica que no hi hagi una subjecció a la legislació, ja que està en joc elements com la salvaguarda de la intimitat i la confidencialitat, de vegades en conflicte amb l'obligació de fer un ús adequat del correu corporatiu, ja que el mal ús de les eines tecnològiques que l'empresa posa a disposició de l'empleat pot ser objecte de sanció. Electronic DiscoveryEl correu electrònic es pot constituir en evidència en processos d'auditoria interna o externa, però també en contextos judicials. Alguns països com els EUA han desenvolupat normativa específica sobre el tractament a què s'ha de sotmetre el correu electrònic per habilitar-lo en processos d'eDiscovery o de requeriment judicial de presentació de documents electrònics que es puguin considerar proves amb la mateixa validesa que la documentació en paper. El correu electrònic com a document objecte de preservacióEl correu electrònic és un exemple de document electrònic per ell mateix, que alhora pot ser un canal amb què es vehicula un altre document, per exemple un adjunt en un format de text, imatge, etc., o una altra aplicació, com un calendari o una agenda. Un missatge de correu electrònic es pot definir com una unitat d'informació estructurada i contextualitzada, creada i gestionada per mitjans electrònics, que proporciona evidència de les activitats d'una persona o organització, pública o privada, i pot tenir caràcter probatori de drets i obligacions. L'interès creixent en preservar el correu electrònic d'una organització es basa en el fet que sovint és un mitjà de presa de decisions, de tramitació de processos i de treball col·laboratiu. També es dona el cas que el correu és utilitzat com a eina d'arxiu i/o còpia de seguretat. El document electrònic comparteix amb el document en paper la necessitat de garantir una sèrie de funcionalitats: autenticitat, fiabilitat, integritat, manejabilitat, permanència i seguretat.[2] Com a document electrònic, el correu presenta problemes relacionats amb:
Al correu electrònic conviuen missatges irrellevants amb altres amb informació crítica per a l'usuari o l'organització, dades de valor probatori per a reclamacions legals i documentació adjunta d'interès. Criteris de selecció del correu electrònicLa problemàtica inicial i bàsica que planteja la preservació del correu electrònic és la selecció dels missatges que s'arxivaran.[3] Cal decidir si es practica una tria prèvia o si s'inverteix en una solució potent que permeti conservar-ho tot. La primera opció és més habitual i recomanable. Serra[4] proposa aplicar els criteris següents de selecció del correu rellevant:
Gestió documental del correu electrònicEl correu electrònic ha de complir uns requisits per ser susceptible de rebre tractament documental o arxivístic: tenir un contingut, una estructura i un context relacionats amb l'activitat de l'usuari o l'organització. Serra[4] recomana la següent pràctica de redacció de correus electrònics, que facilitarà el procés de preservació:
En el correu electrònic s'ha de distingir entre contingut intel·lectual i forma física.
La preservació del correu electrònic seleccionat requereix una sèrie de tasques pròpies de la gestió documental, que en essència són les mateixes del tractament de qualsevol document en paper o electrònic. Les tasques estan destinades a garantir que el contingut intel·lectual no patirà modificacions malgrat els canvis de la forma física i que serà recuperable i reutilitzable al llarg del temps. Les fases de la gestió documental són:
El correu electrònic es pot tractar com a sèrie documental autònoma en el conjunt de la documentació d'una organització, però seguint criteris d'eficiència interna, sembla preferible incloure cada missatge en el context de la tramitació de l'afer tractat i prioritzar la perspectiva funcional sobre la formal. Polítiques de preservació del correu electrònicA nivell d'organització és recomanable que aquesta posi a disposició dels treballadors i del responsable d'arxiu un protocol en què constin clarament les polítiques de selecció i destrucció dels missatges de correu, les normes bàsiques de descripció i indexació del contingut intel·lectual i la indicació del ritme de destrucció del correu no rellevant. La política sobre preservació del correu electrònic s'ha d'incloure en les polítiques generals de l'organització sobre preservació de documentació, de manera que s'alineï amb els objectius estratègics de l'organització. Així s'assegura que la informació crítica estarà sempre disponible per a la seva integració en el workflow. La responsabilitat inicial de la selecció del correu és del treballador, que seguirà les directrius del protocol establert per l'organització. El tractament de preservació requereix un o més responsables amb competències tècniques, tecnològiques i legals en el tractament de la documentació, així com un bon coneixement dels objectius i les estratègies de l'organització. Solucions de programariGairebé totes les aplicacions d'e-mail funcionen amb el sistema IMAP. Els missatges estan guardats al servidor de correu contractat per l'usuari, encara que l'ordinador en pot tenir una còpia si el programa d'e-mail està configurat per permetre-ho; en aquest cas, qualsevol acció sobre l'aplicació local també tindrà efectes al servidor. Aquestes aplicacions permeten crear un sistema de carpetes locals personalitzades. Els diferents sistemes d'arxiu proporcionen imatges originals dels missatges o bé els converteixen en arxius PDF no manipulables. Això garanteix la integritat i l'autenticitat del missatge. El PDF manté les dades de la capçalera (remitent, destinatari, data, assumpte), que poden funcionar com a metadades recuperables des d'un cercador. Per arxivar el correu electrònic hi ha diverses solucions:
Hi ha aplicacions al mercat que automatitzen el procés de còpia. Són independents del servidor de correu, per tant no es veuen afectats per avaries d'aquest i permeten disposar en tot moment de la informació. Exemples de programari per a organitzacions:
Exemples de programari per a usuaris particulars:
Bones pràctiques de preservació del correu electrònicEn un estudi basat en entrevistes a professionals amb responsabilitat d'arxiu en entorns IT del món de l'empresa i la Universitat, Maitland[5] estableix quatre principis o bones pràctiques per a la preservació del correu electrònic, acompanyats de recomanacions i paranys a l'hora d'escollir una solució de programari:
Referències
Bibliografia
Enllaços externs |