|
Avaluació documentalL'avaluació documental és un procediment analític[1] integrat en els sistemes de gestió documental, que cerca distingir els diferents valors que posseeixen els documents per tal de saber quins s'han de conservar de forma permanent, temporalment o procedir a la seva eliminació. Segons el Diccionario de terminologia archivística de la Subdirección General de los Archivos Estatales, l'avaluació documental és “la fase del tractament arxivístic que consisteix a analitzar i determinar els valors primaris i secundaris de les sèries documentals, fixant els terminis de transferència, accés i conservació o eliminació total o parcial". La Norma Internacional General de Descripció Arxivística (ISAD(G)) defineix l'avaluació com “el procés de determinació del període de conservació dels documents d'arxiu”.[2] Una altra és la de Ramon Alberch que diu: “L'avaluació és una funció bàsica d'un arxiu destinada a analitzar els documents segons els seus usos administratius, fiscals i legals, jurídics, tant presents como futurs, i els seus valors testimonials, informatius i d'investigació".[3] Principis valors i criteris d'avaluacióPer tal de portar a terme l'avaluació documental s'han de considerar tres processos que són els fonaments estructurals de l'avaluació:[4] el principis d'avaluació, els valors dels documents i els criteris d'avaluació. Els valors dels documentsLa gran aportació es troba per part de Schellenberg a la dècada de 1950 quan proposa distingir entre: el valor primari i el valor secundari. El valor primari és el que adquireix un document en el moment que es produeix pel sol fet de ser testimoni i d'una activitat. El valor primari conté tres tipus:
El valor secundari és el valor que adquireixen els documents per a la investigació històrica, per tant, formarà part del patrimoni documental. Schellenberg identifica dos tipus de valor secundari:
Principis d'avaluacióEls principis d'avaluació són un conjunt de criteris o principis bàsics a tenir en compte en l'acte de valorar. Carol Couture (1997)[5] en proposa cinc:
Criteris d'avaluacióSegons Lluís Cermeno i Elena Rivas: “els criteris d'avaluació són una manifestació o concreció sobre quin tipus d'informació continguda en els documents considerem valuosa”.[8] Existeixen desenes de criteris d'avaluació que es poden considerar en el procés, tot i això, n'hi ha que s'han consensuat per part d'òrgans com la Comissió Nacional d'Accés, Avaluació i Tria Documental o la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos. De fet, una mostra d'aquesta acceptació és que tots aquests criteris també s'han exposat a la norma ISO 15489-1: 2001 en l'apartat 9.2.[9] Dintre dels criteris d'avaluació s'ha de diferenciar els criteris de conservació dels criteris d'eliminació de documents. Criteris de conservacióD'acord amb Lluís Cermeno i Elena Rivas, els documents que s'haurien de conservar són els que compleixen un o més d'un dels següents criteris:[10]
Criteris d'eliminació de documents
També es recomana l'eliminació de documents que el seu estat no justifica la seva restauració. En aquest cas, el procediment és el d'intentar restaurar el document i si no és possible, fer un inventari dels documents afectats, obtenir una autorització per a la seva destrucció i finalment, certificar-la[11] És també un objectiu de l'eliminació aquells documents o sèries documentals que presentin buits informatius que facin impossible la seva identificació. Sistemes d'avaluacióEls sistemes d'avaluació se sustenten en tres pilars: una normativa de regularització, una autoritat amb poders i responsabilitats i l'existència d'uns calendaris d'avaluació. Els sistemes d'avaluació han de tenir una regulació clara, és a dir, una explicació del funcionament i la forma de prendre els acords d'avaluació i selecció. També és important que sigui feta des de múltiples punts de vista com explica la norma ISO 15489.[12] Això inclou diversos àmbits de l'autoritat. Finalment, és imprescindible que el procés d'avaluació i les seves conseqüències es documentin amb molta cura. ObjectiusL'objectiu fonamental és controlar el cicle vital dels documents produïts per una organització o sistema d'arxius. Això es fa per complir amb la feina de recollir, conservar, organitzar i servir la documentació d'una organització o grup d'elles. Dintre d'aquests objectius general n'hi ha de més específics.[12]
Documentació d'un sistema d'avaluacióCom s'ha dit abans, és imprescindible documentar bé tot el procés d'avaluació. La raó és que en el futur es pugui saber quines accions es van donar al procés d'avaluació, com, quan i per què. Per tant, un sistema d'avaluació ha de fer ús de la següent documentació:
L'avaluació documental a CatalunyaL'inici es troba a la Llei 6/1985 d'arxius, que a l'article 2 especificava que cap document produït per l'administració publica es podia eliminar sense un reglament.[13] Va ser el 1989 quan a les Segones Jornades Arxivística es va presentar un esborrany de l'estructura d'un futur Decret. L'any 1990 s'aprova el Decret 117/1990 sobre avaluació i tria de la documentació de l'Administració pública (DOGC1997), que va crear la Comissió Nacional d'Accés, Avaluació i Tria Documental (CNAATD), l'òrgan encarregat d'avaluar la documentació de les administracions públiques. Finalment, el Decret 13/2008 del 22 de gener sobre accés, avaluació i tria de documents (DOGC núm. 5056) conformà l'actual Comissió Nacional d'Accés, Avaluació i Tria Documental. Aquesta va afegir funcions relatives a l'accés i l'avaluació per als documents privats. És a dir, els centres del Sistema d'Arxius de Catalunya podrien avaluar la documentació privada que integra el patrimoni documental. Referències
Bibliografia
Vegeu també
Enllaços externs |